Blog
Als je IT niet mee schaalt met je bedrijf loopt je (bedrijfs)groei vast.
Houdt je IT-infrastructuur gelijke tred met de groei van je bedrijf? Naarmate je bedrijf groeit, moet je bepaalde zaken structureel anders aanpakken. Denk aan een mier van 1,5 cm die een val van 1,5 meter kan overleven, 100 keer zijn eigen lengte, en gewoon doorgaat alsof er niets aan de hand is. Een mens van 1,50 meter die van 150 meter valt, ook 100 keer zijn eigen lengte, zou dat niet overleven. En zelfs iemand van 1,80 meter zou dat niet moeten proberen.
Dergelijke schaalverschillen zijn ook van toepassing op IT. In applicaties, netwerken, opslag, servers en werkplekken. Wanneer je organisatie groeit, moet je IT meegroeien. Anders worden systemen traag, wat leidt tot verlies van productiviteit bij medewerkers. Dit kan resulteren in een daling van je brutomarge en winst, zelfs als je omzet stijgt.
Flauw, smaakvol of pittig?
De studentenvereniging waar ik lang lang geleden lid van was, verwachtte dat je af en toe een kookbeurt op je nam. Dan kookte je voor 30, 40 of 50 mensen. En dat is echt anders dan koken voor een klein groepje of voor jezelf. Het duurt langer voordat het eten aan de kook is, en daarom moet het eten korter doorkoken. Maar de grootste verandering is als je het eten gaat kruiden. Als je voor 40 man kookt dan moet er 10 keer zoveel kruiden in als wanneer je voor 4 personen voedsel bereidt. Als je het ziet dan lijkt het een absurde hoeveelheid kruiden en heb je de neiging om er minder in te doen, met een flauwe hap als gevolg. En als je dan weer voor een gewoon gezelschap kookt heb je de neiging om er nog maar even wat bij te doen waardoor bij iedereen de tranen in de ogen schieten. Ook koken op een andere schaal moet je anders aanpakken.
Je moet compleet anders denken en doen, door die schaalvergroting. Oh ja, en de slagroom voor het toetje maak je door een klopper op een boormachine te zetten. Anders ben je eeuwig bezig met je garde. Ik wist dat niet maar leerde het gaandeweg.
De structuur van je organisatie verandert toch ook?
Een start-up met 10 mensen heeft een heel andere organisatiestructuur nodig dan een multinational met 10.000 mensen. Dat klinkt zo logisch. En elke stap van die startup naar die multinational vereist weer een aanpassing aan de structuur van de organisatie. Ook logisch. Maar waarom doen we dat dan niet in IT? Op dezelfde manier moet je IT namelijk meegroeien, met elke stap die je bedrijf maakt. Waar bij de startup een paar laptops met cloud diensten nog voldoen moet je daarna al snel regie gaan voeren, je gegevens en documenten gaan beheren en zorgen dat je overal voldoende snelheid houdt.
Het netwerk op kantoor
Organisaties van enige omvang hebben een kantoor. Ook met de huidige thuiswerktrend wil je een plek hebben om samen te komen en klanten te ontvangen. Zolang je daar met een paar mensen zit werkt je internetlijn prima. Totdat de lijn volloopt en iedereen elkaar in de weg zit. Stotterende video calls, haperende clouddiensten, het wordt snel vervelend. Niet alleen is er meer bandbreedte nodig bij meer mensen, om geen flauwe hap te hebben, maar vooral verkeersregeling. In technische termen heet dat Quality of Service (QoS). Het zorgt ervoor dat belangrijk verkeer waar je op zit te wachten snel doorgelaten wordt en niet meer weggedrukt kan worden door video calls, downloads en dergelijke. Met meer mensen heb je meer verkeer, maar ook complexer verkeer. Als je dat niet regelt wordt het al snel het stratenplan van een grote stad, maar dan zonder stoplichten.
Dat ene WiFi accesspoint worden er ook al snel een paar, en dan moet er een WiFi controller bij die zorgt dat ze goed samenwerken. Wel eens met 50 man/vrouw op 1 accesspoint gewerkt? Een prima manier om je medewerkers geduld te leren.
Ook je storage heeft ineens structuur nodig
Veel medewerkers de gegevens leveren die ze nodig hebben voor hun werk vraagt een compleet andere aanpak dan als het maar een paar medewerkers zijn. Anders wordt het zo langzaam dat ze werktijd verliezen, en het wordt lastig om alles terug te vinden.
Onedrive en DropBox zijn geweldig om bestanden te delen. Maar niet meer als je naar tientallen of honderden medewerkers groeit. Hoe zorg je dat iedereen snel bij de bestanden kan die hij nodig heeft? En ze ook snel weer terug kan vinden? Wie is trouwens de eigenaar van de data? Hoe hou je zicht op wat er met wie gedeeld wordt?
Allemaal vragen die beantwoord moeten worden. Je data-opslag moet je dus structureren. Met 'file shares'. Of iets als Sharepoint. Maar hoe schaalbaar is de oplossing die je kiest? Kun je daar de volgende 2 of 3 stappen met je bedrijf ook nog mee maken? Of moet je bij de volgende stap alweer gelijk iets anders?
Je groeit ook in de breedte
Je hebt niet alleen meer data doordat je bedrijf groeit, je hebt ook meer historie omdat je bedrijf langer bestaat. Als je bedrijf verdubbeld is in 2 keer de tijd dan heb je ineens 4 keer zoveel data. Dat neemt heel hard toe. En meer data moet je anders verwerken en anders doorzoeken. Een naald in een naaldenberg zoeken is te doen als je 30 naalden hebt, tijdrovend met 300 naalden en vrijwel onmogelijk met 3000 naalden. Tenzij de naalden netjes in doosjes gesorteerd zijn.
Ook de data complexiteit neemt toe, niet alleen de hoeveelheid data. Complexe data heeft een andere aanpak nodig dan eenvoudige, platte data.
Schalen je leveranciers wel mee?
Ook leveranciers bouwen voor een bepaalde schaal. Sommige leveranciers hebben een aanbod voor een paar verschillende schalen, maar ik ken geen enkele leverancier die elke organisatiegrootte goed kan bedienen. Of het om hardware-, software- of netwerkleveranciers gaat, ze hebben allemaal een optimale organisatiegrootte die ze goed kunnen bedienen. Evalueer regelmatig of je leveranciers nog wel bij je passen.
Zorg dat IT een strategisch voordeel blijft
Er komt een moment dat je IT meer als een blok aan je been voelt dan als een strategisch hulpmiddel. De kosten lopen alleen maar op en je medewerkers hebben er meer last dan gemak van. Waar je bedrijf eerst met behulp van IT vooruit vloog is het nu de beperkende factor geworden.
Dat is het moment dat je hulp zoekt. Iemand die je kan helpen om de schaal van je IT weer aan te passen aan de schaal van je organisatie. Iemand die je de cijfers geeft die je vertellen waar je staat en waar je heen moet.
Boek een 15 minuten Zoom call met mij en je weet hoe je de schaal van je IT weer aanpast aan de schaal van je bedrijf. Zodat IT weer een lust en geen last meer is.