IT-managers massaal naar de tandarts

Een praktijkcase over de verborgen kosten van onbenutte cloudresources

Een tijdje geleden zat ik in een Zoom call met een directeur van een middelgroot bedrijf die zijn frustratie uitte over de explosieve groei van hun cloudkosten. "De cloud," zei hij, "is één grote snoepwinkel. Je kunt er alles kopen wat je maar wilt. Maar dan komt de rekening en daar krijg je direct kiespijn van." Dit beeld bleef bij me hangen. Die 'snoepwinkel' – verleidelijk, rijk aan opties en makkelijk toegankelijk – is de perfecte metafoor voor hoe bedrijven veelal omgaan met cloudresources. IT-managers die zich onbewust overeten aan opties staan uiteindelijk bij de financiële tandarts voor een pijnlijke behandeling.

De vraag is daarmee: hoe voorkom je dat jouw organisatie in dezelfde situatie belandt? In dit blog ga ik dit probleem onderzoeken en laat ik je zien hoe je die dure cloudrekening kunt terugdringen door slim om te gaan met ongebruikte of niet-geoptimaliseerde cloudresources.

De verleiding van de snoepwinkel

De overstap naar de cloud biedt ongekende mogelijkheden. Je kunt on-demand servers starten, opslagruimte uitbreiden en toegang krijgen tot geavanceerde tools zoals machine learning, allemaal met een paar klikken. Geen wachttijden, geen fysieke hardware en (schijnbaar) geen grenzen. Dit gemak is een enorme kracht, maar ook een valkuil.

IT-teams richten zich vaak op snelheid en schaalbaarheid, volstrekt logisch. Maar met die vrijheid komt ook verantwoordelijkheid. Zonder duidelijke richtlijnen of monitoringmechanismen groeien cloudomgevingen vaker dan ons lief is oncontroleerbaar. Testservers die nooit worden uitgeschakeld, opslag die blijft groeien omdat niemand het opruimt, of grotere VM-instanties dan nodig – we zien dit en andere overbodige kostenposten vaker voorkomen dan menig IT-manager wenselijk acht.

En de vergelijking met een snoepwinkel gaat verder dan alleen de keuzevrijheid. In de cloud is het net zo makkelijk om extra 'snoep' in je mandje te gooien als het starten van een nieuwe resource. En omdat cloud-facturen zo complex zijn - duizenden factuurregels zijn heel normaal - heeft niemand het overzicht waar het geld aan besteedt wordt en of het wel waarde levert. Of dat het überhaupt gebruikt wordt.

De financiële gevolgen van ongebruikte cloudresources

De impact van niet-opgeruimde of overgedimensioneerde cloudresources is aanzienlijk. 10%-20% Ongebruikte resources is heel gewoon. De grootste kostenposten komen vaak van:

1. Ongebruikte instances: Virtual machines of databases die draaien zonder actieve workloads.
2. Overprovisioning: Resources die veel groter zijn dan nodig. Denk aan een database die ooit 2 TB groot was, maar nu maar 200 GB aan data bevat.
3. Dataverkeer: Onnodige dataoverdracht tussen zones of applicaties.
4. Opslagoverschotten: Bijvoorbeeld back-ups of logs die niet worden opgeruimd en blijven groeien.

Hoewel het lijkt dat een paar euro per maand voor een ongebruikte server niet veel uitmaakt, kan dit zomaar flink oplopen, helemaal in grote omgevingen. Stel je een bedrijf voor dat honderden ontwikkelaars toegang geeft tot een cloudomgeving zonder duidelijke regels. Elke keer dat een ontwikkelaar een server aanzet en vergeet uit te schakelen, stijgen de kosten. Dit kan resulteren in tienduizenden of honderdduizenden euro’s aan verspilling per jaar. En geloof me, dit zie ik vaker dan ik zou willen.

Wat betekent dit voor jouw organisatie?

• Verminderde winstgevendheid: Elk ongebruikt cloudresource vreet direct aan je IT-budget, wat betekent dat er minder overblijft voor innovatie.
• Hogere kosten per klant: Bedrijven die diensten op de cloud bouwen, zien hun operationele kosten stijgen, waardoor hun bruto marges krimpen.
• Verlies van concurrentievoordeel: Organisaties met hoge kostenstructuren zijn minder flexibel en kunnen niet snel reageren op marktveranderingen.

Niet alleen financiële pijn

De gevolgen zijn niet uitsluitend financieel. Het beheren van een rommelige cloudomgeving brengt ook andere uitdagingen met zich mee:

1. Complexiteit in beheer: Elke ongebruikte resource maakt het moeilijker om te zien welke resources essentieel zijn. IT-teams besteden meer tijd aan het vinden en beheren van resources dan aan strategische initiatieven.
2. Beveiligingsrisico’s: Niet-opgeruimde cloudresources zijn een potentieel doelwit voor hackers. Ongebruikte servers of opslag met gevoelige data kunnen een enorme kwetsbaarheid vormen.
3. Milieu-impact: Onnodig draaiende cloudresources verbruiken energie en dragen bij aan de CO2-uitstoot, wat tegenstrijdig is met de duurzaamheidsdoelen van veel organisaties.

Hoe je de bezoekers van de snoepwinkel onder controle houdt

Het beheersen van je cloudomgeving begint met inzicht. Veel organisaties worstelen met de vraag welke resources echt nodig zijn en welke onnodige kosten veroorzaken. Speciaal hiervoor hebben we de Cloud Cost Audit ontwikkeld. Deze audit biedt een gedetailleerd overzicht van wat je organisatie aan cloudresources afneemt en wat daadwerkelijk wordt gebruikt.

Wat doet de Cloud Cost Audit?

Met onze Cloud Cost Audit vergelijken we de cloudresources die je afneemt met je daadwerkelijke gebruik. Dit geeft een glashelder beeld van overprovisioning, ongebruikte instances en verborgen kosten. Maar daar blijft het niet bij: we helpen je beslissen welke resources je kunt opruimen, welke je kunt downsizen en welke cruciaal blijven voor je bedrijfsvoering.

Met deze datagedreven aanpak voorkom je het risico dat je per ongeluk iets verwijdert dat nog van vitaal belang is. Denk aan een database die cruciale back-updata bevat of een server die deel uitmaakt van een minder zichtbare maar belangrijke applicatie. De audit helpt je om met vertrouwen te optimaliseren, zonder operationele risico’s.

Voordelen van onze aanpak

• Inzicht in real-time gebruik: Je krijgt een overzicht van alle actieve en inactieve resources, met details over hun huidige belasting en kosten.
• Datagedreven beslissingen: In plaats van te gokken wat je kunt opruimen, baseer je je keuzes op harde feiten.
• Kostenbesparing zonder risico: Je maakt alleen veranderingen die bewezen kosten reduceren en tegelijkertijd de continuïteit van je bedrijfsprocessen niet in gevaar brengen.

Hoe werkt het?

1. Inventarisatie: Iemand van ons team analyseert je volledige cloudomgeving, inclusief alle actieve en inactieve resources.
2. Rapportage: Je ontvangt een rapport met concrete aanbevelingen voor opschoning en downsizing. Als we kansen voor optimalisatie zien dan melden we die ook.
3. Advies: Samen bespreken we welke acties je kunt ondernemen om kostenbesparingen te realiseren.

Met onze Cloud Cost Audit kun je de controle terugnemen over je cloudkosten en ervoor zorgen dat je investeringen alleen gaan naar wat je echt nodig hebt. Geen onnodige verspilling meer – alleen een strakke, efficiënte cloudomgeving die jouw bedrijfsdoelen ondersteunt.

De cloud mag dan een snoepwinkel zijn, met de juiste begeleiding voorkom je dat je uit de bocht vliegt. Onze Cloud Cost Audit helpt je niet alleen de kassabon in toom te houden, maar ook te profiteren van alles wat de cloud te bieden heeft, maar dan zónder de onaangename verrassingen. Zeg maar het … voorkomen van een dure afspraak bij de tandarts.

Van kiespijn naar controle

Om cloudkosten effectief en zonder risico's terug te dringen moet je sturen op data. Die data levert het Sciante-team je. Daarmee krijg je de controle over je cloud-uitgaven weer terug. Door bewust om te gaan met je cloudgebruik, kun je enorme besparingen realiseren zonder in te leveren op prestaties.

Maak nu een afspraak en in 30 minuten bespreken we hoe jij je cloudkosten kunt optimaliseren.

Maak hier je afspraak

Klik Me